Was macht ein gutes Tagungshotel aus?

Viele Unternehmen, insbesondere solche mit mehreren Standorten, nutzen Hotels, um dort Tagungen abzuhalten und aktuelle Themen zu besprechen. Oft werden dafür die Bereiche Vertrieb und Marketing eingebunden und kommen in der Regel einmal jährlich zusammen. 

Was genau ein gutes Tagungshotel ausmacht, wie zum Beispiel das Hotel Restaurant Münnich, beurteilt sicher jeder etwas anders. Aber es gibt einige allgemeine Kriterien, die auf einen guten Standard hinweisen.  

Der erste relevante Aspekt ist die Lage. Jeder Teilnehmer der Tagung sollte die entsprechende Örtlichkeit problemlos erreichen können. Dafür bieten sich eine Autobahnanbindung, ein Flughafen und ein Bahnhof an. So ist gewährleistet, dass alle Teilnehmer einer Tagung pünktlich und möglichst entspannt anreisen können. Steht aber ein Teambuilding oder Ähnliches auf der Agenda, kann eine abgelegene Örtlichkeit diesen Zweck eventuell besser erfüllen.   

In einem Tagungshotel müssen selbstverständlich genügend Tagungsräume vorhanden sein. Neben der reinen Anzahl ist auch die Größe der Räume und die Ausstattung essenziell. Ein Raum darf keinesfalls überfüllt sein - schlechte Luft und ein hoher Geräuschpegel sind die Folge. Ist der Raum dagegen zu groß "verliert" sich die Veranstaltung. Weiterhin sollten alle gängigen Präsentationsmittel, wie Flipchart, Stifte, Beamer, Präsentationskarten usw. in ausreichender Menge vorhanden sein. Alle elektronischen Anschlüsse und W-LAN müssen ebenfalls existieren und funktionsfähig sein.   

Sollte eine Tagung länger als einen Tag dauern, spielen ebenfalls die Übernachtungsmöglichkeiten und Möglichkeiten der Freizeitgestaltung eine Rolle. Die Zimmer des Hotels müssen eine gute Erholung gewährleisten und damit wenige Geräusche von Außerhalb hereinlassen. Ferner sind abdunkelnde Vorhänge hilfreich. Ein durchgelegenes Bett sollte es in keinem Fall geben und ein Schreibtisch darf auch nicht fehlen. Bestenfalls bietet das Tagungshotel zusätzlich einen kleinen Wellnessbereich an, in dem sich die Teilnehmer entspannen und nach der Tagung austauschen können. Gelungene Verpflegung vor, während und nach der Tagung fällt in der Regel in den Zuständigkeitsbereich des Hotels, denn auch das leibliche Wohl der Tagungsteilnehmer muss berücksichtigt werden.   

Der Preis für die erbrachten Dienstleistungen sollte selbstverständlich in angemessenem Verhältnis zu ihrer Qualität stehen. Was genau ein guter Preis ist hängt stark von den oben genannten Leistungen ab.   

Generell bietet die Auswahl eines Hotels als Tagungsort viele Vorteile gegenüber der Durchführung in eigenen Räumlichkeiten. Zuerst müssen keine eigenen Mitarbeiter mit der Organisation und Vorbereitung der Tagung beauftragt werden und können somit ihren gewohnten Tätigkeiten nachgehen. Das spart Zeit und bewahrt den Fokus auf den eigentlichen Geschäftstätigkeiten. Ferner haben externe Dienstleister einfach mehr Erfahrung bei der Organisation solcher Veranstaltungen und können auf zahlreiche zurückliegende Konzepte zurückgreifen. Außerdem können Ort und Raumgröße flexibel gewählt werden. Es besteht keine Abhängigkeit von den eigenen Räumlichkeiten. Ein Tapetenwechsel kann sogar von den Mitarbeitern als Belohnung empfunden werden und deren Motivation steigern, bzw. eine Bindung zu dem Unternehmen schaffen oder verstärken.